SISTEMA DE INFORMACIÓN 
Qué es
Es el sistema documental que recoge la información de lo qué pasa, lo que debería hacerse, como hacerlo y que permita controlar el negocio y simular situaciones.
Qué debe incluir
- Un Sistema contable que recoja los movimientos día a día de las actividades económicas del negocio, diseñado para extraer información relevante que ayude a conocer la situación.
- Balances de explotación y situación que recojan esa información y que permitan fácilmente conocer la situación en tiempo real.
- Ratios e indicadores cuantitativos que permitan comparar, medir e informar de los elementos más específicos que tienen impacto sobre la marcha del negocio (pe. utilización de la capacidad, platos más demandados, márgenes, evolución de las ventas, etc.)
- Previsiones de tesorería y resultados
- Fichas técnicas de producto o servicio (definen sus características)
- Escandallos de productos (definen la estructura de costes y márgenes)
- Procedimientos e instrucciones (definen la operativa)
Qué pasa si no existe
- Vamos a ciegas. No sabemos qué pasa y mucho menos por qué pasa.
- No podemos determinar la relación esfuerzo recompensa.
- Perderemos mucho tiempo buscando información, explicando reiteradamente las cosas.
SISTEMA CONTABLE 
Qué es
Es la herramienta que permite anotar las operaciones del negocio: compras, ingresos, gastos, inversiones, cobros, pagos. La información que se va recogiendo nos servirá para establecer la cuenta de explotación, el balance y preparar planes y previsiones de tesorería y de resultados.
Es lo que genera la materia prima que se necesita para gestionar un negocio. La información.
Es lo que genera la materia prima que se necesita para gestionar un negocio. La información.
Qué debe incluir
- Un soporte de entrada contable: dependerá de las necesidades de información, del tamaño del negocio y de las obligaciones mercantiles / tributarias.
- Una Cuenta de explotación: informará de los aspectos económicos
- Un Balance: informará de los aspectos financieros
- Indicadores: informarán de las relaciones entre partidas
Qué pasa si no existe
- Dejando de lado las implicaciones legales, que se traducen en multas fiscales, la falta de este sistema es como navegar sin rumbo, sin brújula con una alta probabilidad que encallemos en un arrecife o que no nos demos cuenta que nuestro negocio hace aguas y se va hundiendo poco a poco y sin saber por dónde entra el agua,
- Puede darse el caso que periódicamente entreguemos la documentación a una gestoría que confecciona los documentos contables obligatorios para cumplir con Hacienda. Pero este es otro error ya que puede evitarnos multas pero no va evitar el hundimiento del negocio ya que no disponemos de la información. Como mucho el gestor nos dará cuatro pinceladas de cómo va el negocio o que nos estamos hundiendo meses después de que empiecen los problemas, muchas veces tarde para reaccionar.
- Si no disponemos de un sistema contable y sus documentos relacionados, que se lleve en tiempo real, no podremos reaccionar, mejorar, prever tensiones de tesorería, calcular inversiones. No podemos conocer dónde ganamos, dónde perdemos, en definitiva no sabemos nada de nuestro negocio.
- Todo empresario emprende y emprender significa aprovechar las oportunidades. Estas oportunidades detectadas se convierten en una idea. Pero una idea sin ejecución controlada acaba siendo una apuesta a ciegas. Con un sistema de gestión que empieza por el sistema de información contable partimos con ventaja. ¿A caso no conocemos negocios casi idénticos a primera vista pero que sus resultados difieren de forma muy importante? Unos cierran y otros prosperan. En este caso la suerte, bajo las mismas circunstancias, no tiene nada que ver, es la gestión lo que los diferencia.
Fichas técnicas de producto 
Qué son
Son documentos que reflejan las características, recetas, procesos de elaboración, presentación e información relevante de los platos que se incluyen en la carta del restaurante
Qué debe incluir
Deberían incluir todo aquello que se tiene en cuenta en el diseño de un plato:
- Una descripción e información adicional del por qué de su diseño.
- Materias primas: incluyendo calidades, especificaciones
- Proceso de elaboración: receta (cantidades), preparaciones previas, temperatura, equipos, presentación (incluyendo fotografías)
- Lista de alérgenos
- Almacenamiento (caso de productos intermedios o platos que se congelan)
- Controles de calidad: elementos a tener en cuenta que definen el plato como apto para entrega y consumo (presentación, textura, aspecto, etc.)
- Información típica que suelen preguntar los clientes (qué contiene, cómo está hecho, qué procedencia tiene, qué calorías, proteínas, etc. contiene el plato.
Qué pasa si se carece de ellos, están incompletos o desactualizados
La falta de este documento supone:
- Platos no normalizados en función de las características definidas como las que se pretenden entregar al cliente.
- Los clientes se enfrentan a platos completamente aleatorios. Un día pueden gustar y otro día no.
- En cocina no existe una pauta a seguir.
- Cuando se incorporan nuevos cocineros se les ha de indicar cómo hacer los platos, qué cantidades de materias se utilizan, cuál es el resultado y presentación que deben tener. La falta de este documento es muy frustrante para las nuevas incorporaciones.
Escandallos 
Qué son
Son documentos que incluyen la estructura de costes de un plato
Qué deben incluir
La estructura de costes, separando los costes variables (generalmente el sector utiliza el concepto foodcost) y los directos de elaboración:
- Costes variables: materias primas, envases, gastos de entrega (en caso de productos destinados al suministro exterior) y cualquier coste que esté relacionado directamente con el plato.
- Costes directos de elaboración: costes de personal directamente relacionados con la elaboración (en función de los tiempos y el personal que interviene), los de consumo de elementos de la cocina (hornos, planchas, grill, etc.). Hay que tener en cuenta que los costes variables son los más importantes. El coste de personal (MO) se debería calcular para comparar platos en función de su dificultad en la elaboración. Dos platos diferentes, con el mismo coste de materias, pero si uno de ellos requiere más utilización de personal debería tener un precio superior, pero eso siempre y cuando estemos ante una gran ocupación en cocina ya que los tiempos de inactividad no se pueden imputar a los platos.
Hemos de establecer el PVP, en este caso tenemos 2 opciones:
- Poner un precio de mercado, "competitivo", "habitual", "normal", etc. Y calcular qué márgenes tendremos.
- Calcular el precio en función de los costes: en este caso si queremos conseguir un margen de, por ejemplo, el 70% (esto implica que los costes de las materias será el 30% del PV, sin IVA) El cálculo será el siguiente:
Materia Prima / (1-MB); si MP es 1,8€ y el MB = 70% (0,7), PV = 1,8/(1-0,7) = 1,8/0,3 = 6; Si el PV es, 6 el PVP será 6x1,1= 6,6 (redondeando pondríamos 6,50€
- Este documento puede ser en papel pero es poco operativo, hoy en día las hojas de cálculo son perfectas para esta función, permiten recalcular los costes, simular diferentes alternativas o escenarios, dibujar gráficos y calcular automáticamente porcentajes.
- Pero si queremos ir más lejos o si el negocio mueve grandes volúmenes, tiene una gran plantilla, muchos platos y proveedores tendremos que decantarnos por programas más integrados como los programas de contabilidad específicos para restaurantes o incluso los ERPs.
Qué pasa si se carece de ellos, están incompletos o desactualizados
La falta de escandallos o tenerlos desactualizados o mal calculados va a suponer que:
- No sabemos si ganamos o perdemos en los platos
- No sabemos la rentabilidad de cada plato
- No podemos confeccionar un menú que garantice que sea rentable: si cada plato tiene una estructura de costes un menú también tiene la estructura correspondiente a la combinación de los platos. Si estos no se han calculado el menú tampoco lo estará.
- No podemos saber, qué ofertas podemos hacer, qué descuentos podemos conceder, qué pasa si un ingrediente aumenta de forma importante y acaba por absorber todo el margen.
- En los casos de utilizar escandallos en papel no podremos actualizarlos de forma rápida. Necesitaremos dedicar horas y horas que no aportan valor al negocio.
Documentos
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
Qué son
Son documentos que describen para cada proceso, qué hacer, cómo hacerlo, quién es el responsable y cual es resultado correcto. Si se nos permite añadir una analogía musical, los procedimientos e instrucciones son a la empresa lo que las partituras son a un concierto. Lo que pretende esta documentación es que las operaciones de la empresa suenen bien y no desafinen.
La extensión, el formato (papel, fichero online, etc.) dependerá de la complejidad de las operaciones
Como mínimo debe existir:
- Un procedimiento de diseño: en el que se describen las instrucciones para diseñar nuevos productos y servicios.
- Un procedimiento de compras: que describe las instrucciones para la selección de proveedores, especificación de materias primas y controles de recepción entre otras.
- Instrucciones de bienvenida y despedida de clientes
- Instrucciones de montaje de mesas, atención durante el servicio.
- Instrucciones de elaboración en cocina
Qué deben incluir
Todo lo que se tiene que hacer debe estar documentado. Y a medida que se presentan novedades, errores y no conformidades, los documentos deben actualizarse
Qué pasa si no existen
- Lo más habitual es el caos, los errores, pérdidas económicas, quejas de los clientes y del personal, conflictos internos.
- Si las operaciones no se documentan, el personal no está seguro de lo que tiene que hacer, esa inseguridad les hará cometer errores.
- No se pueden exigir responsabilidades sin una norma por escrito, el "yo te he dicho que era así, o en este caso deberías haber hecho tal cosa" no sirve. Esto se elimina con la documentación.
- Cuando un procedimiento o instrucción no funciona se cambia pero su inexistencia hace que el cambio o no se realiza o se debe transmitir de palabra a "todos".